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En toda organización los administradores buscan garantizar el éxito a través de tres vértices fundamentales: la gestión, los recursos con los que se cuenta y el equipo de trabajo.
Buscar la eficiencia en la empresa es el compromiso principal de un profesional en Administración, para eso la planificación ocupa un lugar importante, así como la experiencia, el nivel de formación y el nivel de información. Todas esas competencias permiten tomar decisiones informadas, así como organizar y coordinar recursos, también gestionar el talento humano, controlar y adaptarse a los cambios.
Un profesional en Administración que desea alcanzar la eficacia participa activamente en la gestión de la empresa, contribuyendo al desarrollo sostenible y asegurando su competitividad en el mercado. La labor de un administrador incluye aplicar con éxito ciertas gestiones importantes para la organización. Algunas de ellas las describiremos a continuación.
Gestiones importantes en la administración de una empresa
Planificación estratégica
Un administrador es responsable de establecer metas y objetivos claros para la empresa, así como de desarrollar planes estratégicos para alcanzarlos. La planificación adecuada es esencial para dirigir el rumbo de la organización y asegurarse de que se tomen las medidas necesarias para lograr el crecimiento y la rentabilidad.
Toma de decisiones
Los administradores deben tomar decisiones diariamente, desde decisiones operativas hasta decisiones estratégicas de largo plazo. La capacidad de tomar decisiones informadas, considerando diversos factores y evaluando los posibles resultados, es esencial para garantizar el éxito de la empresa y enfrentar los desafíos que puedan surgir.
Organización y coordinación
Un administrador tiene la responsabilidad de organizar los recursos de la empresa de manera eficiente y coordinar las actividades de los diferentes departamentos o equipos de trabajo. Esto implica establecer estructuras organizativas claras, asignar tareas y responsabilidades, y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados hacia los objetivos comunes.
Gestión de recursos humanos
Los administradores desempeñan un papel fundamental en la gestión del talento humano de la empresa. Esto implica reclutar, seleccionar y contratar a los empleados adecuados, proporcionar capacitación y desarrollo, motivar y retener al personal, y resolver conflictos laborales. Un buen manejo de los recursos humanos contribuye al clima laboral positivo y al aumento de la productividad.
Control y seguimiento
Los administradores son responsables de monitorear y evaluar el desempeño de la empresa en relación con los objetivos establecidos. Esto implica establecer indicadores de rendimiento, realizar análisis de resultados, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. El control efectivo permite identificar áreas de mejora y garantizar que la empresa esté en el camino correcto hacia el éxito.
Innovación y adaptabilidad
En un entorno empresarial cambiante y competitivo, los administradores desempeñan un papel clave en la promoción de la innovación y la adaptación a nuevos desafíos. Esto implica buscar oportunidades de mejora, implementar cambios estratégicos, fomentar la creatividad y la colaboración, y estar al tanto de las últimas tendencias y tecnologías relevantes para el negocio.
Herramientas que se emplean en la administración
En la administración de una empresa, se utilizan diversas herramientas de gestión para realizar sus funciones. Por ejemplo, el caso de un gerente que para administrar eficientemente requiere de herramientas que primero se van desarrollando y luego estás se adaptan a las necesidades de la organización que dirige. Algunas de estas herramientas son:
Software de productividad
Los administradores suelen utilizar software de productividad como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Suite (Docs, Sheets, Slides) u otras herramientas similares para crear y gestionar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otras tareas relacionadas.
Correo electrónico y calendarios
El correo electrónico es una herramienta clave para la comunicación empresarial, y los administradores suelen utilizar programas de correo electrónico como Outlook, Gmail o Thunderbird para gestionar sus mensajes. Además, utilizan calendarios digitales para programar reuniones, citas y recordatorios.
Gestión de proyectos
Los administradores a menudo se encargan de supervisar y coordinar proyectos. Para ello, utilizan herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana, Jira o Microsoft Planner, que les permiten asignar tareas, establecer fechas límite, realizar un seguimiento del progreso y colaborar con otros miembros del equipo.
Gestión del tiempo
Para administrar eficazmente su tiempo y tareas, los administradores pueden utilizar herramientas como aplicaciones de seguimiento del tiempo (por ejemplo, Toggl), planificadores de tareas o técnicas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro.
Software de contabilidad y finanzas
Los administradores a menudo se encargan de la gestión financiera y contable de la empresa. Utilizan software especializado como QuickBooks, SAP, Xero u otros programas similares para realizar tareas como la facturación, el seguimiento de gastos, la generación de informes financieros y la gestión de presupuestos.
Herramientas de colaboración y comunicación
Los administradores necesitan comunicarse y colaborar con otros miembros del equipo y partes interesadas. Para ello, utilizan herramientas de comunicación en tiempo real como Slack, Microsoft Teams o Zoom, así como herramientas de almacenamiento y compartición de archivos como Google Drive, Dropbox o SharePoint.
Herramientas de análisis y toma de decisiones
Los administradores a menudo utilizan software de análisis de datos, como Microsoft Excel, para recopilar, analizar y visualizar datos relevantes para la toma de decisiones empresariales.
Estas son solo algunas de las herramientas más comunes que un administrador emplea en su trabajo diario. Sin embargo, es importante destacar que las herramientas utilizadas pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y las preferencias individuales del administrador.
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