Siempre es una buena idea emprender, pero el éxito dependerá de muchos factores; sin embargo, siempre podemos mejorar nuestras posibilidades aplicando las siguientes recomendaciones para incrementar la productividad de nuestro actual o futuro emprendimiento.
Para elaborar esta nota contamos con el apoyo del Ing. Luis Romero Untiveros, Coordinador de la carrera profesional de Ingeniería Industrial de la Universidad de Ciencias y Humanidades – UCH.
Algo importante es saber definir el término productividad empresarial, para ello, el Ing. Romero nos explica, “La productividad empresarial se define como la capacidad que tiene una persona, equipo, área o empresa para generar un resultado; sean productos o servicios finales o insumos que serán utilizados por otras áreas o equipos dentro del proceso de producción. Estos resultados pueden cuantificarse y medirse generando importantes indicadores para la organización, entre ellos la eficiencia”.
Producir más, invirtiendo menos
La eficiencia es algo que toda empresa desea alcanzar de manera permanente, en razón que genera mejores resultados invirtiendo un menor número de recursos, “pero no pensemos que la generación de eficiencia es sinónimo de explotación laboral, muy por el contrario, es un proceso innovador y de generación de valor empresarial que permite que los integrantes de una organización den lo mejor de sí y enriquezcan sus conocimientos. Es entonces donde cobra importancia la conformación de los equipos de trabajo”, nos aclara el Ing. Luis Romero.
El coordinador de Ingeniería Industrial nos explica que “un buen equipo de trabajo es aquel que está orientado a la generación de valor, concepto dentro del cual se encuentra la generación de eficiencia”.
Armar un buen equipo de trabajo
“Para lograr un equipo de trabajo de excelencia, debemos poner especial énfasis en las habilidades blandas de sus integrantes, es decir en su capacidad de comunicación, tolerancia, empatía y habilidades de negociación, pues un miembro de un equipo orientado a mejorar la productividad debe saber proponer y escuchar opiniones, así como aceptar correctamente las críticas constructivas dirigidas hacia sus propuestas”, detalla el Ing. Luis Romero.
Con respecto a los conocimientos o habilidades blandas de los miembros de un equipo, el Ing. Luis Romero explica que, “evidentemente deberán tener sólidos conocimientos de la materia, sin embargo, hoy en día los equipos de trabajo deben ser multidisciplinarios, donde cada especialista en su campo aporte a la propuesta que genere el equipo. En las organizaciones se debe potenciar el trabajo en equipo, no somos islas separadas por kilómetros de mar, por el contrario, debemos potenciar nuestras habilidades y conocimientos con el apoyo del equipo”.
La importancia de la automatización o el uso de las tecnologías
El mundo actual se mueve en torno a las tecnologías, es imposible prescindir de ellas, es imposible, sin embargo entre tantas opciones tecnológicas se debe saber emplear aquellas que serán las más adecuadas para el equipo, el entorno y el giro de la empresa, ante ello el coordinador de la carrera profesional de Ingeniería Industrial nos manifiesta: “se piensa que la tecnología es un fin en sí mismo cuando es todo lo contrario, pues el uso de soluciones tecnológicas está orientado a mejorar la productividad de la organización”
“Por ejemplo, el uso de un sistema ERP debería disminuir los tiempos de atención de cotizaciones solicitadas por clientes, el uso de una herramienta de mensajería instantánea como WhatsApp o Chat de Google debería facilitar las coordinaciones entre el personal que labora en ambientes remotos. Los equipos deberán orientar sus esfuerzos de implementación y capacitación en tecnología para mejorar su productividad”, sostiene Romero.
El poder del ahorro
En la eficiencia, la generación de ahorro es fundamental e impacta directamente en la productividad, “pues estamos utilizando una cantidad menor de recursos buscando producir el mismo o mejores resultados”.
“Ahorros que van desde algo tan simple como evitar el uso excesivo de papel (imprimiendo por ambas caras por ejemplo o reutilizando como blocks hojas impresas de un solo lado), diseñar una ruta buscando eficiencias en la movilidad empresarial o reduciendo la cantidad de reuniones del personal teniendo políticas y estableciendo objetivos institucionales más claros. Todo lo mencionado forma parte del concepto de innovación” destaca Romero.
La innovación como cultura
El Ing. Luis Romero nos explica que no deben confundirse innovación con creatividad, dado que su alcance es mayor, “Innovar es generar valor, esto implica mejorar procesos, volverlos más eficientes para impactar en la productividad de la organización”.
Con respecto a la innovación, Romero resalta que no debe ser un hecho aislado, “sino que debe insertarse en la cultura organizacional y como tal debe ser identificada (cuantificando su impacto), estimulada y premiada”.
“En este ámbito, existen experiencias donde se conforman equipos multidisciplinarios de diferentes rangos o jerarquías, quienes se encargan de identificar mejoras a los procesos en los que están involucrados, presentándolos posteriormente a la empresa que se encargará de evaluar dichas propuestas y de ser el caso implementarlas en la organización”.
El Ing. Romero explica que finalmente los equipos destacados podrían recibir un reconocimiento que no necesariamente es monetario, “con ello se busca orientar a la organización hacia la mejora continua promoviendo la innovación desde sus bases”.
La trascendencia de la comunicación
Sobre este tema el Ing. Luis Romero manifiesta que es necesario practicar la comunicación estratégica, “consiste en tener los medios, canales y mensajes adecuados para que lo que se comunique esté alineado con los objetivos de la organización. Por ejemplo, si se promueve un concurso de ideas innovadoras, debe quedar claro cuál es el objetivo que persigue dicha propuesta, que podría ser mejorar un proceso, generar ahorros, priorizar actividades más importantes, entre otros”.
Así como existe comunicación interna, también se debe comunicar fuera de la organización, “también es importante comunicar estratégicamente, pues hoy en día quien no comunica no existe. Debido a la evolución y masificación de los medios no tradicionales, los clientes son más “poderosos”, puesto que una reseña negativa en redes sociales podría afectar enormemente a la reputación de la empresa. Es por ello que se debe comunicar estratégicamente los valores y los diferenciadores de la organización utilizando los medios que consuman nuestros clientes”.
Administrando el capital inteligentemente
El coordinador de la carrera profesional de Ingeniería Industrial en la UCH, nos explica que todos los esfuerzos mencionados líneas arriba, están sustentados por el capital con el que cuenta la empresa, “Este capital no solamente está conformado por bienes tangibles como las oficinas, maquinaria o computadoras. También existen elementos no tangibles como las licencias de software, el know how de la empresa y el capital humano, este último conformado por las personas, su talento y sus habilidades”.
Romero enfatiza en que un primer punto a tener en cuenta en la gestión del capital, es reconocer todos los tipos de capital con los que contamos y cómo intervienen en la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa, “en la gestión del capital humano también es necesario reconocer cuáles son las motivaciones y expectativas del personal y cómo se relacionan con lo que persigue la empresa”.
“Por ejemplo, la organización ha adquirido un grupo de computadoras que servirán para reemplazar el parque informático con el que cuenta actualmente. Para esto deberá generar un plan de capacitaciones para todo el personal. Para la elaboración de este plan, la empresa ha realizado una convocatoria para que los trabajadores interesados en temas de capacitación participen en el diseño de la misma a través de su aporte en ideas, desarrollo de conversatorios en focus groups entre otros. Posteriormente los resultados serán incluidos en la capacitación que se brindará a todo el personal”, detalla Romero.
Evaluar el ingreso a nuevos mercados
El Ing. Romero considera que uno de los resultados tangibles del aumento de la productividad es el crecimiento empresarial, el cual permite considerar el ingreso a nuevos mercados, “Esto resulta válido cuando estos nuevos mercados han sido explorados y comprendidos por la organización y tenemos la expectativa que nuestra propuesta empresarial podría calzar en este nuevo territorio. Este fue el caso de muchas empresas de consultoría o de servicios que a raíz de la emergencia sanitaria y del confinamiento, al finalizar el primer trimestre del año 2020 migraron a brindar servicios de capacitación virtual a través de webinars o cursos remotos utilizando plataformas virtuales”.
Software para atención al cliente
Cuando hablamos acerca de crecimiento empresarial o ingreso a nuevos mercados, es necesario poner especial atención al proceso de atención al cliente, que se constituye en un eje muy importante para el posicionamiento de la empresa, ante ello el Ing. Romero declara, “recordemos que el perfil del cliente hoy en día es de alguien que lleva la iniciativa empresarial, es decir, el cliente tiene el poder de elegir entre muchas opciones y tiene la capacidad de censurar a la organización que no le brindó un servicio acorde con sus expectativas”.
Actualmente la atención al cliente es un punto muy sensible en las empresas, esto principalmente promovido por las redes sociales que han aportado a la atención inmediata, personalizada y exclusiva. Esto ha traído como consecuencia que los clientes ante una consulta que realicen, esperen una respuesta automática, rápida y precisa.
Sobre este punto, Romero nos explica que, “la automatización de la atención al cliente es muy importante y resulta vital para la supervivencia y crecimiento de la empresa. Por ello existen herramientas de software que permiten realizar la trazabilidad de las consultas realizadas por los clientes, además permiten visualizar el tiempo que una consulta lleva en espera o combinar canales de comunicación para brindar una experiencia integral”.
Romero nos detalla que hoy en día es común usar sistemas de atención al cliente que involucran herramientas como WhatsApp Business, mensajes de Facebook o chats incorporados en las páginas Web empresariales, en desmedro de otros medios más tradicionales como el teléfono o el correo electrónico institucional, “el reto actualmente es integrar las múltiples plataformas a fin de brindar una adecuada atención en el tiempo esperado por el interesado”.
La actitud positiva con los empleados
Por todo lo mencionado, sin duda se configura un reto importante para mejorar la eficiencia y la productividad en las organizaciones, lograr el crecimiento empresarial en un marco donde los clientes son más demandantes y poderosos y donde el capital humano cobra mayor importancia, “evidentemente en la gestión de personas debemos tener en cuenta la actitud con la enfrentamos estos retos. Una forma de mantener esta actitud positiva es comunicando la importancia de las acciones que cada persona realiza dentro de la organización, es decir haciendo énfasis en la trascendencia de nuestras acciones y cómo éstas impactan positivamente en la organización”, enfatiza Romero, quien da unos ejemplos al respecto:
Comunicado
1- A partir de mañana el horario de ingreso será a las 7.00 am.
2- A partir de mañana el horario de ingreso será a las 7.00 am, dado que la empresa ha ganado una licitación para transmitir los partidos del Mundial.
3- A partir de mañana el horario de ingreso será a las 7.00 am, dado que la empresa ha ganado una licitación para transmitir los partidos del Mundial. Somos la primera empresa de cable de Lima Norte que ha conseguido este importante logro y con el esfuerzo de todos, seguiremos creciendo y estaremos presentes en más hogares.
De los ejemplos planteados:
– Los ejemplos 1 y 2 tienen un enfoque únicamente informativo.
– El ejemplo 3 tiene un enfoque trascendental.
El coordinador de la carrera profesional de Ingeniería Industrial sostiene que “incrementar la productividad en la empresa es una tarea que nos lleva a revisar íntegramente los procesos, nuestra gestión, el espacio que damos a la generación de eficiencia y a la innovación dentro de la organización y cómo administramos nuestro capital con especial énfasis en el capital humano”.
El Ing. Luis Romero, finaliza indicando que para incrementar la productividad en la empresa es necesario revisar todas estas aristas no como un proceso tedioso o burocrático, sino como un reto que nos llevará al crecimiento empresarial, algo que sin duda será de gran beneficio para la empresa, los empleados y el país.
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